Men zegt wel eens dat het doel van een contract is om het na ondertekening in een la weg te stoppen en nooit meer tevoorschijn te halen. Dat is gekscherend bedoeld, maar in de praktijk komen we vaak gevallen tegen waarbij dit werkelijk gebeurt. Vaak gaat het desondanks goed. Maar even zo vaak gaat het fout. Goed contractmanagement kan ongelukken voorkomen, en de relatie tussen partijen goed houden.

Contractmanagement

Contractmanagement is geen wettelijke term. Dus je mag er onder verstaan wat je wilt. Je komt ook wel de term contractbeheer tegen. En een ieder geeft zo zijn eigen definities en omschrijvingen van deze begrippen.

Waar het ons om gaat bij de term contractmanagement, is dat er bij de uitvoering van een project rekening wordt gehouden met de contractuele afspraken. Of, meer algemeen, dat men zich bewust is en blijft van die afspraken.

Soorten afspraken

Voordat aan de uitvoering van een project wordt begonnen (een ontwerpproject, een realisatieproject, een ontwerp- en realisatieproject, et cetera) wordt veelal een contract opgemaakt. De opstellers van zo’n contract maken zich een voorstelling van de uitvoering van het project. En op basis van die voorstelling stellen zij regels op, zoals met betrekking tot:

• de projectorganisatie (wie is waarvoor bevoegd)
• de accordering van (deel)producten
• de status van correspondentie
• de afgifte van bankgaranties
• de wijze van oplevering (is er een protocol?)
• de nakoming van termijnen
• het afsluiten van verzekeringen
• overdrachten (moet er iets formeel worden overgedragen?)

Doel van die afspraken is om ze daadwerkelijk na te komen. En als een eenmaal gegroeide praktijk afwijkt van de contractuele afspraken, dient er een wijziging van die afspraken te worden overeengekomen (dan wel moet de praktijk, indien wenselijk, zich weer aanpassen aan het contract). Zodat contract en praktijk weer met elkaar overeen komen.

In de la

Deze wereld bestaat gelukkig niet uit alleen maar juristen. En specialisten op ontwerp- en realisatiegebied hebben wel wat beters te doen dan voortdurend met de regels en afspraken bezig te zijn. De klus moet immers geklaard. Dat is begrijpelijk, maar gevolg is vaak dat contracten daadwerkelijk liggen te verstoffen in een la.

Totdat er zich een geschil voordoet. Dan grijpen de betrokkenen ineens naar het inmiddels vergeelde contract. En blijken dat contract en werkelijkheid volledig uit elkaar zijn gaan lopen in het proces.

De overeengekomen bankgarantie blijkt bijvoorbeeld nooit te zijn afgegeven. Er zijn andere verzekeringen afgesloten. De in het contract genoemde bevoegde personen blijken lang geleden vervangen te zijn, of niet langer bevoegd. De status van de planning is onduidelijk (die bij het contract was toch ‘indicatief’? Die hebben we onderling steeds bijgesteld, en dat vond iedereen oké.) Et cetera.

Vervolgens is het aan juristen (waaronder rechters) om uit de chaos aan achterhaalde contractuele regels, de wirwar aan mondelinge en korte schriftelijke correspondentie en abstracte begrippen zoals ‘handelsgebruik’ nog enig recht te destilleren. Iets dat niet altijd gemakkelijk is, en zeker tijdrovend en (dus) duur.

Voorkomen

Wat dat betreft is het goed om het contract eens in de zoveel tijd eens uit de lade op te diepen en tegen de praktijk aan te houden. Komen de afspraken nog overeen met de gegroeide praktijk? Zijn belangrijke afspraken nagekomen? Zijn belangrijke stukken afgegeven? Moeten er afspraken worden herzien? Moeten we bij onze correspondentie niet toch iets meer rekening houden met bevoegdheden en formaliteiten? En hoe gaat dat bij wijzigingen in ontwerp en uitvoering?

Hiertoe kan een interne persoon worden aangewezen. Mogelijk is ook om, lopende het project, de juridische organisatie eens in de zoveel tijd te laten beoordelen door een externe jurist.

Want, zoals gezegd, duidelijke afspraken voorkomen disputen. En als iets belangrijk is in een (langlopend) project, is het wel een goede verstandhouding tussen alle betrokkenen.

Vragen en advies

Hebt u vragen over contractmanagement? Neem dan contact met ons op:

Contact

Wij overleggen graag met u, praten graag over de ins and outs van uw situatie en geven u graag advies. Voor een kennismaking of eerste gesprek brengen wij geen kosten in rekening.