Je ziet het regelmatig in bestuursrechtelijke zaken: hele dikke dossiers die jaren bestrijken en waarin vrachtwagens vol aan besluiten – al dan niet op bezwaar – en uitspraken van rechtbanken liggen. Terwijl er helemaal niemand een centimeter opschiet. Het heeft ons tegenover een cliënt, van wie wij een zaak overnamen, wel eens doen uitroepen: “U bent in een papieren fuik gelopen!”

Dik dossier

Voor een man met een hamer ziet elk probleem eruit als een spijker, zegt men wel. En zo kan men ook zeggen: voor een jurist ziet elk geschil eruit als iets dat door de procedurele wasmachine moet worden gehaald.

Zo kregen we enkele jaren geleden een dossier overgedragen in een overlastkwestie tussen twee buren. De ene buur beschuldigde de andere ervan maar wat aan te rommelen zonder de vereiste vergunningen en in strijd met uiteenlopende wetten en regels. Dus de behandelend jurist stuurde een handhavingsverzoek naar de gemeente. En toen de gemeente daar niet op reageerde een ingebrekestelling. En toen de gemeente ook daar niet op reageerde ging het dossier naar de rechter. Die rechter veroordeelde de gemeente om een besluit te nemen op het verzoek. Intussen was er een tweede verzoek om handhaving uitgegaan. En een derde. Allemaal met betrekking tot weer andere overlastaspecten. Vervolgens druppelden er toch (afwijzende) besluiten binnen, waartegen bezwaarschriften werden ingediend. Bezwarencommissies werden opgetuigd en de diverse bezwaarschriften werden op verschillende zittingen behandeld. Vervolgens verschenen de diverse besluiten op bezwaar. In een zaak was de verzoeker niet-ontvankelijk, en in de twee andere andere werd het verzoek afgewezen. Dus de zaken werden voorgelegd aan de rechter. Waarna drie uitspraken werden gedaan, nadat de zaken werden besproken op verschillende zittingen. Volgens een van de uitspraken had de gemeente de verzoeker ten onrechte niet-ontvankelijk verklaard. Dus daar mocht de gemeente zich opnieuw over buigen. In de andere twee zaken werd het beroep ongegrond verklaard. En dus lag een gang naar de Raad van State in het verschiet.

Intussen was de spanning tussen beide buren om te snijden. En de spanning tussen de cliënt en zijn vorige raadsman eveneens. Want, zoals de cliënt zei: “Deze zaak speelt nou al drie jaar en er gebeurt helemaal niks!” Hetgeen niet helemaal waar was. Er was een heel voetbalteam aan betrokkenen inmiddels (van gemeentezijde, van verzoekerszijde en van de buur). En uit de uit zijn voegen gegroeide omvang van het dossier kon je ook bepaald niet afleiden dat er niks gebeurde. Maar wat er gebeurde was niet iets waar ook maar iemand iets mee opschoot. Wat er gebeurde was een opeenhoping van papier.

Papieren fuik

Toen we deze cliënt na onze overname van het dossier spraken, was hij ten einde raad. “Dit duurt nu al jaren en er gebeurt helemaal niks!” Waarop wij zeiden: “Dat kunnen wij ons voorstellen. En de reden ervan kunnen we u geven: u bent in een papieren fuik gelopen.”

De papieren fuik is de procedure die je in het bestuursrecht doorloopt. Dat begint met een vertaling van het probleem van de cliënt naar het rechtsgebied van het bestuursrecht en het bepalen van de te ondernemen juridische actie (oftewel, de man met de hamer die het probleem probeert om te vormen tot een spijker). Die juridische actie is vaak het indienen van een verzoek (om handhaving) of het indienen van een bezwaarschrift. Na indiening daarvan worden er op verschillende bureaus dossiers aangemaakt: bij de raadsman van de cliënt zelf, bij de gemeente, en – eventueel – bij de persoon over wie het gaat (i.c. de buur). Na deze actie gaan allemaal wettelijke termijnen lopen. En, zoals dat altijd gaat bij termijnen, wordt met de reactie door de gemeente tot het laatste moment gewacht (of de gemeente wacht te lang, waartegen ook weer allerhande procedurele mogelijkheden bestaan om de gemeente tot actie te bewegen).

Als de reactie (het besluit op het verzoek) van de gemeente je niet aanstaat, kun je in bezwaar. Daar gelden ook weer wettelijke termijnen en vereisten. En voor de behandeling van dat bezwaar eveneens. Zo wordt er veelal een bezwarencommissie opgetuigd en/of wordt er aan anderen advies gevraagd. Vervolgens neemt de gemeente een besluit op het bezwaar. Daartegen kun je dan weer in beroep, waarbij nog wel eens voorkomt dat de rechter de gemeente veroordeelt om een nieuw besluit op het bezwaar te nemen. Hierbij bestaan dan ook nog eens hogerberoepsmogelijkheden. En wat ook regelmatig gebeurt is dat alle processen – bezwaar, beroep en hoger beroep – naast en door elkaar gaan spelen.

Kortom: een papieren fuik. Waar helemaal niemand iets mee opschiet.

Praten in de kroeg

Op een gegeven moment vroegen we aan de cliënt: “Hebben jullie – jij, gemeente en buurman – al eens met elkaar gepraat?” Dat bleek dan weer wel het geval te zijn, maar dat praten speelde zich voornamelijk in formeel verband af. Op een hoorzitting of bij de rechter. “En in de kroeg?”, vroegen we. De cliënt keek ons argwanend aan. “In de kroeg?”

Het bleek een goede trigger, het woord ‘kroeg’. Want het maakte precies duidelijk wat we bedoelden. Praten met elkaar doe je niet bij een commissie of rechtbank. De kans is groot dat dat ‘praten’ al snel ontaardt in een loutere uitwisseling van standpunten. Echt praten doe je in een ‘kroeg’. Dat wil zeggen, een informele omgeving die in niets doet denken aan een zaal in een gemeentehuis of rechtbank.

En de afspraken die je dan maakt, schrijf je met pen op de achterkant van een bierviltje. (Gebeurt dat écht? Ja, dat gebeurt echt)

Dat is de manier om aan een papieren fuik te ontsnappen. En er is geen enkele wet of regeling die je verbiedt om er op deze manier met elkaar uit te komen. Ook niet als je al een tijd in de papieren fuik gevangen bent.

Vragen en advies

Hebt u vragen over conflicten en mediation? Wilt u weten in hoeverre motivationele technieken kunnen worden ingezet bij het bereiken van resultaten en oplossingen? Neem dan contact met ons op:

Contact

Wij overleggen graag met u, praten graag over de ins and outs van uw situatie en geven u graag advies. Voor een kennismaking of eerste gesprek brengen wij geen kosten in rekening.