De wereld van het bestuursrecht is dermate dichtgemetseld met procedures, dat je door de bomen nog maar nauwelijks het bos kunt zien. Waarbij het bos natuurlijk staat voor datgene dat met al die regels wordt beoogd: rechtmatigheid. En dan in het bijzonder materiële rechtmatigheid. Een kant van de medaille waar tegenwoordig nog maar nauwelijks oog voor is. En dat kon nog wel eens te maken hebben met ‘procedure-angst’.

Twee voorbeelden

De laatste tijd komen we het steeds vaker tegen : ambtenaren en bestuurders die een brief niet kunnen categoriseren. Iemand vraagt bijvoorbeeld een beschikking aan en stuurt enkele weken na die aanvraag een brief naar de desbetreffende overheidsinstantie. Daarin geeft hij nog wat argumenten voor zijn aanvraag. Hij vreest bijvoorbeeld een afwijzing en wil de aanvraag wat extra kracht bijzetten door die argumenten aan te voeren. In dat soort situaties maken we mee dat vanuit de overheid wordt gereageerd met de mededeling dat “in deze fase van de procedure geen zienswijzen kunnen worden ingediend”. Of: “Wij beschouwen uw brief als een prematuur bezwaar”. Of: “Uw aanvraag is inmiddels in behandeling, en aangezien deze compleet was, bestaat er geen aanleiding voor aanvulling.” Terwijl helemaal nooit was bedoeld om ‘zienswijzen’, ‘bezwaren’ of wat dan ook in te dienen. Men wilde enkel argumenten indienen.

Wat ook voorkomt, is dat iemand bij een overheidsinstelling om informatie vraagt. Bijvoorbeeld een oud bestemmingsplan dat niet op www.ruimtelijkeplannen.nl staat. Een dergelijk verzoek wordt dan nog wel eens afgewezen met de mededeling: “de Wet openbaarheid van bestuur verplicht de overheid niet tot het openbaar maken van documenten die ooit al eens openbaar zijn gemaakt. Aangezien het document waar u om vraagt al in 1982 is gepubliceerd, wijzen wij uw verzoek af.” Terwijl de verzoeker helemaal nooit heeft bedoeld om een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur te doen. Hij wil slechts een kopie van een oud bestemmingsplan dat op het internet nergens te vinden is.

Oncategoriseerbare correspondentie

In beide gevallen gaat het om oncategoriseerbare correspondentie. De eerste wordt langs de lat van de Algemene wet bestuursrecht gelegd. Die wet kent zienswijze- en bezwaarprocedures, en gaat niet of nauwelijks over ‘zomaar-briefjes’ van burgers. En aangezien het ‘zomaar-briefje’ geen zienswijze is, en ook geen bezwaar, slaan de stoppen van het systeem door en wordt de brief retour gezonden. De tweede wordt langs de lat van de Wet openbaarheid van bestuur gelegd, en doet achter die burelen de stoppen doorslaan. Met als gevolg dat de ambtenaar die – in spreekwoordelijke zin – pal voor de kast met oude bestemmingsplannen zit, de brief retour stuurt met de mededeling dat die plannen ooit al eens openbaar zijn gemaakt en de wet hem niet dwingt tot het opnieuw openbaar maken.

Deze twee gevallen zijn overigens praktijkgevallen. Dat wil zeggen: het is werkelijk gebeurd.

Procedure-angst

Juist omdát het praktijkgevallen zijn, hebben we deze gevallen later kunnen bespreken met de desbetreffende ambtenaren. En bovendien kennen we de ambtelijke wereld ook van binnenuit. We hebben daardoor wel een beetje een beeld van hoe dit soort zaken werkt.

Het kan allemaal worden samengevat met de term ‘procedure-angst’.

Angst (in psychologische zin) bestaat vooral daar waar mensen zaken niet volledig onder controle hebben. Of waar geen volledig inzicht in een bepaalde materie bestaat. Mensen die niet weten, zijn niet bang. Mensen die alles weten, zijn ook niet bang. Maar mensen die half weten, zijn doodsbenauwd.

En het is daar waar de schoen wringt met bestuursrechtelijke procedures. Iedere ambtenaar op een gemeentehuis heeft met de procedurele regels uit het bestuursrecht te maken. Of het nou gaat om de burgemeester, de planoloog, de postmedewerker of de bestuurssecretaresse. Ze hebben er allemaal mee te maken, en ze weten het ook. Intussen zijn het allemaal weliswaar zeer kundige specialisten op het eigen terrein, maar toevallig geen juristen. En dat maakt dat ze ‘weten dat ze niet weten’. Oftewel: ze kennen het bestuursrecht met al zijn valkuilen, maar kennen het niet goed genoeg.

Het leidt ertoe dat ze op een rigide manier vasthouden aan regels. En dat ze ook graag willen weten in welke categorie een bepaald bericht valt. Is dit een zienswijze? Ja, dan gaat het daar de procedure in. Is dit een bezwaar? Dan gaat het naar X. En wat is dit voor brief? Een ‘zomaar-brief’! Waarna de armen in ontzetting omhoog gaan en de stoppen van het systeem doorslaan. Oncategoriseerbaar!

Het gevolg van oncategoriseerbare brieven is, dat ze onlogische antwoorden krijgen. Dus een vraag om een kopietje van een bestemmingsplan krijgt het onnavolgbare antwoord dat dat plan ooit in de jaren 80 al eens is openbaar gemaakt. En een ‘zomaar-briefje’ krijgt als reactie dat ie niet-ontvankelijk is omdat ie eigenlijk sowieso niks is.

Hoe wel?

Hoe dan wel om te gaan met oncategoriseerbare post? Wel, de bestuursjurist weet dat je daar heel ‘gewoon’ op kunt antwoorden. Alsof je een ‘gewoon’ mens bent die een ‘gewone’ brief heeft gekregen. Dus je maakt een kopietje van dat bestemmingsplan. Of je belt even na met de vraag wat men precies wil hebben van dat plan. En dat zomaar-briefje nemen we mee bij de aanvraag. Vanzelfsprekend! Had u nog meer aanvullingen en/of opmerkingen? Want dan nemen we die ook meteen mee. En nee, deze keer brengen we geen kopieerkosten in rekening. Die twee A4’tjes kopiëren kost 20 cent, en het aanmaken van een factuur het veelvoud ervan. Bovendien, we zijn er voor u, niet waar!?

Automatisering

De soepele omgangsmanier die in de bovenstaande alinea werd beschreven, kon nog wel eens achterhaald blijken te gaan worden over een x-aantal jaar. En dat heeft alles met de voortgaande automatisering te maken. Contact met de overheid gaat steeds meer via elektronische formulieren. En dergelijke formulieren kennen nog wel eens keuzemenu’s. En al die keuzemenu’s gaan worden gebaseerd op wetsteksten (zoals de Algemene wet bestuursrecht en de Wet openbaarheid van bestuur).

Iedereen die wel eens naar waarheid ‘Z’ heeft willen invullen op een elektronisch formulier met een keuzemenu dat enkel ‘X’ en ‘Y’ kent, weet hoe frustrerend dat kan zijn. Toch gaat dit steeds meer de modus operandi worden bij de overheid.

Oplossingsgericht meedenken met de burger is iets dat steeds minder zal kunnen. Ambtenaren komen op steeds grotere afstand van de burger te staan. Dat begon in Amsterdam ooit met het 14020-telefoonnummer. Rechtstreeks contact met een ambtenaar was niet meer mogelijk. Daarvoor in de plaats kwam een telefonisch keuzemenu.

In Rotterdam hebben wij nog wel eens gebeld met 14010 omdat we een oud bestemmingsplan wilden inzien. De telefoniste vroeg ons om welk adres het ging. ‘Het gaat niet om een adres’, zeiden we. ‘We willen het hele plan uit 1976 zien’. Wel, zonder een adres kon die mevrouw niks voor ons betekenen. En ze hing op.

Op dit moment adviseren we een kleine gemeente in Nederland. De ambtenaren vermelden daar nog hun 06-nummer onder hun e-mails. Dat vertellen we wel eens aan ambtenaren hier in de stad. Die kijken ons dan verschrikt aan en zeggen dat ze dat ‘nooit’ zouden doen. Want: ‘dan bellen ze je de hele week ’s nachts je bed uit om te klagen over de gemeente!’ Wel, niet dus. Sterker, het werkt bijzonder goed. Van de bezwaarschriften die bij die gemeente worden ingediend, gaat minimaal 75% van tafel door snel onderling overleg. Bij problemen bij bouw of overlast wordt direct gereageerd, En er wordt bemiddeld als er ruzie ontstaat.

Deze kleine gemeente gaat binnenkort helaas in fusie met grotere omliggende gemeenten. De ambtenaren verdwijnen achter een 140..-nummer. Brieven zullen worden retour gezonden als ze niet categoriseerbaar zijn. En de afstand tussen ambtenaar en burger zal groter worden. Incluis het wantrouwen.

Laten we hopen dat het een modeverschijnsel is, en dat er straks een omkering naar kleinere gemeenschappen ontstaat. De abstrahering van het contact tussen overheid en burger leidt enkel tot procedure-angst. En procedure-angst leidt tot abstrahering. Een neerwaartse spiraal dus…

Vragen en advies

Hebt u vragen over het recht? Neem dan contact met ons op:

Contact

Wij overleggen graag met u, praten graag over de ins and outs van uw situatie en geven u graag advies. Voor een kennismaking of eerste gesprek brengen wij geen kosten in rekening.